Privacyverklaring

Inleiding

In onze dagelijkse praktijk verwerken wij talloze gegevens, waaronder gegevens die betrekking hebben op natuurlijke personen (persoonsgegevens). Dit kunnen gegevens zijn die wij van u hebben ontvangen of die wij in het kader van onze dienstverlening hebben verkregen van derden (bijvoorbeeld uw werkgever of accountant).

Wij hechten grote waarde aan de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten, leveranciers en overige zakelijke relaties. Verwerking van persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met het bepaalde in de geldende privacywet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Met deze privacyverklaring geven wij u inzicht in de manier waarop wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Definities

Verwerker: een natuurlijk persoon of organisatie die (ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon waarmee wij als opdrachtnemer een overeenkomst hebben gesloten.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, ter beschikking stellen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: de betreffende partij die, alleen of samen met andere partijen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Bij de persoonsgegevens die wij verwerken moet u onder andere denken aan:

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• Factuuradres
• E-mailadres
• Klantnummer
• Inloggegevens
• Voorkeuren voor specifieke diensten, producten of interessegebieden
• Functie van contactpersonen
• Geboortedatum en -plaats
• Geslacht
• Kopie identiteitsbewijs
• Burgerservicenummer, alleen indien nodig
• Leeftijd
• Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen en dergelijke nodig zijn
• Huwelijkse staat, gegevens van de partner en eventueel informatie over kinderen, voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften
• Bankrekeningnummer

Dit betreffen gegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven.

Waarom wij die persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken de persoonsgegevens onder andere om de volgende redenen (gerechtvaardigde belangen):

• om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst met onze klant;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• in verband met communicatie en informatievoorziening;
• in verband met een offerteaanvraag;
• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze diensten;
• voor de verbetering van onze diensten;
• ten behoeve van facturering en incasso.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden. Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens willen verwerken om andere redenen dan hierboven vermeld. In dat geval zullen wij u uitdrukkelijk om toestemming vragen.

Waar wij die persoonsgegevens verwerken

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken maakt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website of social-mediapagina’s in kaart willen brengen, zoals bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s.

Deze website gebruikt geen cookies, geen statistiekprogramma’s en geen externe lettertypen of scripts. Er worden om die reden bij een bezoek aan deze site geen persoonsgegevens naar derden verzonden.

Verstrekken wij ook persoonsgegevens aan derden?

Wij verstrekken soms ook uw persoonsgegevens aan anderen. Dit kunnen onder meer de navolgende ontvangers zijn: een externe loonadministrateur, de arbodienst, het UWV, de Belastingdienst, de externe accountant, een externe systeembeheerder, een externe hostingpartij van online software en een externe beveiliger.

Als een ontvanger van uw persoonsgegevens een verwerker is, dan zullen wij met hem een verwerkersovereenkomst sluiten waarin we afspreken dat uw gegevens goed zullen worden beveiligd en slechts verwerkt zullen worden voor de overeengekomen doeleinden. Wij zullen alleen derden inschakelen als wij ervan kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële doeleinden of goede doelen.

Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren en bewerken dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze dienstbaar zijn aan het doel waarvoor deze worden bewaard. Bepaalde gegevens moeten langer worden bewaard, veelal zeven jaren, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld de fiscale administratieplicht, of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsorganisatie.

Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligd hebben

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in.

Uw rechten

• U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens die wij van u hebben, behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist.
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of een deel hiervan, door ons of door een van onze verwerkers.
• U heeft het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er een concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen en contactpersoon

Niet uitgesloten is dat ons privacybeleid wel eens wordt gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is de van toepassing zijnde versie en vindt u op deze website.

Mocht u vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten binnen onze organisatie is de heer Emile Vulto, te bereiken via info@vulto.info of telefonisch onder nummer (06) 22 92 57 02.